学习参考丨机关档案工作常用表格(附:下载)
- 2026-10-22 05:46:36
表1 文书档案归档文件目录格式
序号 | 档号 | 文号 | 责任者 | 题名 | 日期 | 密级 | 页数 | 备注 |
表2 科技档案案卷目录格式
序号 | 档号 | 案卷题名 | 总页数 | 保管期限 | 备注 |
表3 科技档案卷内目录格式
档号
序号 | 文件编号 | 责任者 | 文件题名 | 日期 | 页数 | 备注 |
表4 会计档案案卷目录格式
案卷号 | 类别 | 题名 | 起止时间 | 保管期限 | 卷内张数 | 备注 |
表5 会计档案卷内目录格式
顺序号 | 责任者 | 文号 | 题名 | 日期 | 页号 | 备注 |
表6 照片档案基本目录格式
照片号 | 题名 | 时间 | 摄影者 | 底片号 | 备注 |
表7 通用档案目录示例
序号 | 档号 | 文号 | 责任者 | 文件题名 | 案卷题名 | 日期 | 密级 | 页数 | 备注 |
表8 档案交接文据（归档）
移交部门 | 接收部门 | |||||
交接性质 | 归档 | 档案起止年月 | 年 月至 年 月 | |||
档案门类 | 档案数量 | 档案目录 | 套 册 | |||
小计 | 永久 | 30年 | 10年 | |||
移 交 说 明 | ||||||
接 收 意 见 | ||||||
移交人： | 接收人： | |||||
移出日期： 年 月 日 | 移出日期： 年 月 日 |
表9 电子文件归档登记表
单位名称 | |||
归档时间 | 归档电子文件门类 | ||
归档电子文件数量 | 卷 件 张 分钟 字节 | ||
归档方式 | □在线归档 □离线归档 | ||
检验项目 | 检验结果 | ||
载体外观检验 | |||
病毒检验 | |||
真实性检验 | |||
可靠性检验 | |||
完整性检验 | |||
可用性检验 | |||
技术方法与相关软件说明 登记表、软件、说明资料检验 | |||
电子文件形成或办理部门（签章） 年 月 日 | 档案部门（签章） 年 月 日 |
表10 档案存放位置索引
楼： 层： 房间： 层： 房间： | ||||||
具体位置 | 档案内容 | |||||
柜架 | 栏 | 格 | 档案门类 全宗名称 | 卷（盒）号 | 案卷名称或主要内容 | 起止件号 |
表11 档案出入库房登记簿
序号 | 档号 | 题名 | 页数 | 调档 原因 | 调档 人员 | 出库日期 | 入库日期 | 档案工作人员 |
表12 档案保管情况检查表
单位名称：
检查时间 | 年 月 日 |
检查方式 | □全查 □抽查（抽查比例 %） |
检 查 人 | |
检查范围 | |
档案状况或 发现问题 | |
采取措施 | |
处理结果 | |
备注 | |
表13 档案鉴定工作表
鉴定编号：
档案门类 | 年度 | ||
原定保管 期限 | 数量 | ||
档案内容 | （可另附页） | ||
鉴定意见： | |||
鉴定小组成员： 鉴定时间： 年 月 日 |
表14 档案销毁清册（封面）
单位名称：
拟销毁 档案情况 | 档案门类 | 年度 | ||
原定保管期限 | 数量 | |||
档案内容 | 见档案销毁清册第 页至第 页。 | |||
鉴定小组 鉴定意见 | 鉴定小组负责人： 年 月 日 | |||
业务部门 审查意见 | 业务部门负责人： 年 月 日 | |||
办公厅（室） 审查意见 | 办公厅（室）负责人： 年 月 日 | |||
单位 审查意见 | 分管档案工作单位负责人： 年 月 日 | |||
销毁人 | 销毁时间 | 年 月 日 | ||
经办人： 年 月 日 监销人： 年 月 日 |
表15 档案销毁清册（内页）
序号 | 档号 | 文号 | 责任者 | 题名 | 形成 时间 | 应保管期限 | 已保管时间 | 鉴定 编号 |
表16 档案利用审批表
利用日期 | 利用单位/部门 | ||
利 用 人 | 联系电话 | ||
利用目的 | □工作查考 □信息公开 □业务研究 □其他 | ||
利用方式 | □阅览/浏览 □摘抄 □复制/下载/打印 □外借 | ||
利用内容 | （可另附页） | ||
所在部门意见 | 年 月 日 | 归档部门意见 | 年 月 日 |
办公厅（室） 意见 | 年 月 日 | 单位负责人意见 | 年 月 日 |
表17 档案总登记簿
档案门类：
序号 | 年度 | 保管 期限 | 档案收入 | 档案移出（或销毁） | 现有数量 （卷/件） | 备注 | |||
收入日期 | 收入数量 （卷/件） | 移出日期 | 移出原因与文据号 | 移出数量 （卷/件） | |||||
表18 档案利用登记簿
序号 | 日期 | 档案情况 | 利用 目的 | 利用 方式 | 利用 部门 | 利用人 | 归还 日期 | 档案工作人员 | 备注 | |
档号 | 数量 | |||||||||
□工作查考 □信息公开 □业务研究 □其他 | □阅览/浏览 □摘抄 □复制/下载/打印 □外借 | |||||||||
表19 档案利用效果登记表
利用日期 | 利用部门 | 利用人 | |||
利用目的 | □ 工作查考 □信息公开 □业务研究 □其他（ ） | ||||
利用内容 | |||||
利用效果 |
表20 档案数量清点登记表
清点时间 | 年 月 日 |
清点原因 | |
情况及问题 | |
清点结果 | |
清 点 人 | |
备 注 |
表21 库房温湿度登记表
年 月 库 别： 记录人： | |||||||||||||
日期 | 温度 | 湿度 | 日期 | 温度 | 湿度 | 日期 | 温度 | 湿度 | |||||
1 | 上午 | 11 | 上午 | 21 | 上午 | ||||||||
下午 | 下午 | 下午 | |||||||||||
2 | 上午 | 12 | 上午 | 22 | 上午 | ||||||||
下午 | 下午 | 下午 | |||||||||||
3 | 上午 | 13 | 上午 | 23 | 上午 | ||||||||
下午 | 下午 | 下午 | |||||||||||
4 | 上午 | 14 | 上午 | 24 | 上午 | ||||||||
下午 | 下午 | 下午 | |||||||||||
5 | 上午 | 15 | 上午 | 25 | 上午 | ||||||||
下午 | 下午 | 下午 | |||||||||||
6 | 上午 | 16 | 上午 | 26 | 上午 | ||||||||
下午 | 下午 | 下午 | |||||||||||
7 | 上午 | 17 | 上午 | 27 | 上午 | ||||||||
下午 | 下午 | 下午 | |||||||||||
8 | 上午 | 18 | 上午 | 28 | 上午 | ||||||||
下午 | 下午 | 下午 | |||||||||||
9 | 上午 | 19 | 上午 | 29 | 上午 | ||||||||
下午 | 下午 | 下午 | |||||||||||
10 | 上午 | 20 | 上午 | 30 | 上午 | ||||||||
下午 | 下午 | 下午 | |||||||||||
备 注 | 31 | 上午 | |||||||||||
下午 |
表22 档案交接文据（移交）
移交单位 | （全宗号：） | 接收单位 | ||||
交接性质 | 档案移交 | 档案起止年月 | 年 月至 年 月 | |||
档案门类 | 档案数量 | 检索工具 编研成果 | 数量 | |||
小计 | 永久 | 长期/30年 | 短期/10年 | |||
档案目录（附后） | 套 册 | |||||
全宗介绍（附后） | 套 册 | |||||
机构沿革（附后） | 套 册 | |||||
…… | ||||||
移 交 说 明 | ||||||
接 收 意 见 | ||||||
移交单位（印章） 负责人： 经办人： 移交日期：年月日 | 接收单位（印章） 负责人： 经办人： 接收日期：年月日 |
表23 电子档案移交与接收登记表
交接工作名称 | |||
内容描述 | |||
移交电子 档案数量 | 移交数据量 | ||
载体起止 顺序号 | 移交载体 类型、规格 | ||
检验内容 | 单位名称 | ||
移交单位： | 接收单位： | ||
准确性检验 | |||
完整性检验 | |||
可用性检验 | |||
安全性检验 | |||
载体外观检验 | |||
填表人 (签名) | 年 月 日 | 年 月 日 | |
审核人 (签名) | 年 月 日 | 年 月 日 | |
单位 (印章) | 年 月 日 | 年 月 日 |
表24 档案数字化审批书
批次： 审批书编号：
经办人 | 时间 | ||
数字化 对象 | |||
机关档案部门意见 | 部门负责人： 年 月 日 | ||
办公厅（室）意见 | 部门负责人： 年 月 日 | ||
单位意见 | 现批准对 等 全宗共计 卷（件）纸质档案/ 盘录音录像档案进行数字化。 单位负责人： （单位签章） 年 月 日 |
表25 档案数字化加工流程单
档案类型 | 任务创建日期 | ||
起止档号 | 页数 | ||
数字化加工流程管理 | |||
数字化加工流程 | 操作人 | 完成日期 | 备注 |
□数字化前处理 | |||
□数据库建立 | |||
□档案扫描或信息采集 | |||
□图像或音视频处理 | |||
□数据挂接 | |||
□数字化成果验收与移交 |
表26 档案数字化成果移交清单
批次 | |||||
全宗号 | |||||
内容描述 | |||||
移交数字图像数量（页）/音视频文件数量（个） | 移交条目数 （条） | 数字化工作文档(件、册) | |||
载体起止 顺序号 | 移交载体 类型、规格 | ||||
检验内容 | 单位名称 | ||||
移交单位： | 接收单位： | ||||
准确性检验 | |||||
完整性检验 | |||||
可用性检验 | |||||
安全性检验 | |||||
载体外观检验 | |||||
填表人（签名） | 年 月 日 | 年 月 日 | |||
审核人（签名） | 年 月 日 | 年 月 日 | |||
单位 （印章） | 年 月 日 | 年 月 日 |
备注：以上表格仅供参考，具体使用以所在单位要求为准。因公众号改版，无法显示全，请扫码下载电子版。
▲扫码下载收藏
来源：兰台之家
城区档案
编辑：张鑫淼
审核：杨 巍
签发：邓阿勇
关注城区档案微信公众号
记录历史 | 传承文明
